Топ-5 помилок, які ми допускаємо плануючи свій день

Прийшов час дізнатися секрети особистого тайм-менеджменту успішних людей. Якщо ви з вечора плануєте свій день, не проводите довгі телефонні розмови, але все одно нічого не встигаєте.

Почнемо з роботи над помилками. Які ж найпоширеніші помилки допускаються при плануванні часу, і як їх уникнути?

Помилка №1. Починати з найпростіших  справ.
Якщо ви робите саме так, то вам здається, що ви багато встигаєте: начебто багато пунктів виконано. Таким чином ви обманюєте себе і втрачаєте контроль над часом. Найскладніша і найважча робота ще попереду, а ви вже відчуваєте, що велика частина роботи закінчена. В результаті найбільш важливі справи відкладаються на вечір і часто залишаються незавершеними або взагалі відкладаються на завтра. Розділіть заплановані на день справи на три категорії А, В і С. А – обов’язкові справи, які відкладати не можна. В – менш термінові і трудомісткі. С – ті, які бажано виконати сьогодні, але можна відкласти на завтра. Відзначайте навпроти кожного справи в списку, до якої категорії вона належить. При цьому потрібно пам’ятати, що справ категорії А не може бути більше трьох в день.

 

Помилка №2. Ви не формулюєте завдання максимально чітко.
Коли немає конкретно сформулюваного завдання, мозок його просто ігнорує. Щоб реально оцінювати свою завантаженість протягом дня, треба конкретизувати і максимально звужувати формулювання завдань. Ви повинні чітко собі уявляти, скільки часу може зайняти виконання певної справи, при необхідності розділити його на етапи з перервами або ж на кілька днів.

 

Помилка №3. Не ставите обмежень у часі за кожним завданням.
Потрібно визначити час закінчення кожної справи і вказати його в списку навпроти потрібного пункту. Якщо цього не робити, час виконання завдань не контролюється, і ризик не впоратися з важливими справами збільшується. При цьому пам’ятайте, що за статистикою 15-20% активного часу в день (приблизно 2 години) віднімають форс-мажори. Не враховуйте цей час при плануванні. І не забувайте враховувати час на відпочинок і перемикання між справами – 10 -15 хвилин.

 

Помилка №4. Ви не пов’язуєте справи між собою.
Якщо у вас спочатку немає чіткої послідовності справ, то на виконання кожного завдання часто витрачається набагато більше часу, ніж вам хотілося б. В ідеалі завдання на день потрібно прив’язувати один до одного і до обставин. Це дозволить вибудувати чіткий ланцюжок виконання справ і впоратися з ними значно швидше.

 

Помилка №5. Ви не контролюєте час, який йде на повсякденні обов’язкові справи.
Якщо ви не враховуєте в списку щоденні обов’язкові справи (прибирання, магазини, приготування їжі і т.д.), то бачите в ньому набагато менше справ, ніж по факту необхідно виконати. Вам здається, що в запасі ще достатньо часу, і ви розслабляєтеся. А потім через те, що в магазин все-таки потрібно збігати, ви можете не встигнути щось важливе. Обов’язково додавайте в список повсякденні справи.